ترتبط إدارياً بالسيد المساعد الاداري لرئيس الجامعة ، وتتولى المهام والواجبات الآتية:

•    تمثيل الجامعة والترافع عنها أمام المحاكم المختصة والجهات القضائية؛ للمطالبة بحقوقها والدفاع عنها.
•    إبداء الرأي والمشورة القانونية في القضايا التي تخص الجامعة وكلياتها وأقسامها.
•    تنظيم الكفالات الخاصة بالطلبة المقبولين في الجامعة والتي تكون ضماناً لاسترداد المبالغ التي قد تترتب في ذمتهم بسبب قيامهم بإتلاف ممتلكات الجامعة أو بتقديم وثيقة مزورة.
•    متابعة الإجراءات الانضباطية بحق الطلبة في حالة مخالفتهم لتعليمات انضباط الطلبة رقم 160 لسنة 2007.
•    إبرام العقود الخاصة بتأجير المواقع العائدة للجامعة وفقا للقوانين ذات العلاقة.
•    الاشتراك في اللجان التحقيقية المشكلة في الجامعة  .
•    مراجعة مراكز الشرطة وهيئة النزاهة وأية دائرة يلزم مراجعتها.
•    متابعة قضايا المزورين واقامة الشكوى الجزائية ضدهم.
•    تنظيم التعهدات الخاصة بسائقي السيارات التي تتضمن تعهدهم بالمحافظة على السيارات المسلمة لهم.
•    جرد عقارات الجامعة والاحتفاظ بنسخة من سندات ملكيتها.
•    ممارسة صلاحيات كاتب العدل بالأمور المتعلقة بالجامعة ، كتصديق الكفالات وغيرها.
•    الإعلان عن المزايدات والمناقصات.
•    القيام بالمسائل القانونية المتعلقة بالجامعة كافة.

وتحتوي الشعبة على الوحدات التالية 

1- وحدة الحقوق والدعاوى

2- وحدة الاملاك والسكن الجامعي

3- وحدة الاستثمارات القانونية

4- وحدة العقود الدراسية والكفالات

الإسم : كرار شريف محسن

التحصيل العلمي : ماجستير هندسة حاسبات

البريد الإلكتروني :[email protected]

رقم الهاتف : 07833014302

التولد : العراق/ ذي قار/ الناصرية 13/12/1989

 كلمة مدير الموارد البشرية

نحن كإدارة للموارد  البشرية بجامعة العين الأهلية نهدف ونركز على  مواكبة التطور الحاصل في المجالات التخصصية لأنظمة إدارة الموارد البشرية من خلال تطوير مهارات وقدرات الموظفين  والاستثمار في رؤوس الأموال الفكرية لدينا الثقة الكاملة بأنفسنا وبقيادة جامعتنا. ونعتمد على موظفينا الذين يكونون حجر الزاوية في تقديم رسالتنا ونسعى معهم إلى  تهيئة بيئة تمكن الجميع من إضافة قيمة نوعية للعمل الذي نقوم به. نركز  في إدارة الموارد البشرية أن يكون عملنا شاملا وداعما ويرتكز على النجاح وعلى بناء مستويات عالية من القدرات التنظيمية والعملية .

لدينا في إدارة الموارد البشرية خطط منهجية قريبة وبعيدة المدى من خلال مجموعة من السياسات الإدارية الواقعية التي ستنقل واقع العمل الإداري في الجامعة  نقلة نوعية والتي  تستند على الدراسات والمناهج العلمية في إدارة الموارد البشرية وكذلك عن طريق عمليات التقييم المستمرة لقدرات ومهارات الموظفين
نسعى في إدارة الموارد البشرية دائما إلى البحث عن كل الطرق والوسائل لمكافأة موظفينا للحفاظ على أهم مواردنا ، عن طريق تقديم مجموعة من الحوافز والمكافآت التي تسهم في الرضا الوظيفي وإخراج اقصى مكامن الطاقة والإبداع في الموظف  .

إضافة لما تقدم  فإننا نعمل على نقل العمل من الورق إلى الأنظمة الإلكترونية ومواكبة جامعات الجيل الرابع .

مدير الموارد البشرية م.م كرار شريف محسن

نبذة مختصرة عن تخصص الموارد البشرية

إنَّ "الموارد البشرية" أو "Human Resources" والذي يُعبَّر عنه بالاختصار الشائع "HR" هو العنصر الرئيسي في أي مؤسسة تعليمية كانت أم خدمية ، والذي يُركِّز على التوظيف، والإدارة، وتعريف الموظفين بالتعليمات والضوابط ، التي يعملون بها. يهدف قسم إدارة الموارد البشرية في أي مؤسسة إلى توجيه الموظفين ضمن حدود المؤسسة عن طريق توفير الأدوات الضرورية، والإشراف، والمعرفة، والتدريب، والخدمات الإدارية، بالإضافة إلى تقديم النصائح والاستشارات الإدارية والخاصة بقوانين العمل. بناءً على ذلك، يُعرَّف التخصص "إدارة الموارد البشرية" أو باللغة الإنجليزية "Human Resources Management" أنَّه الحقل الإداري الذي يُركِّز على الموارد البشرية في بيئة العمل. لذا، يدرس التخصص كل الأمور المتعلّقة بالموظفين.ينظر حقل إدارة الموارد البشرية إلى ديمومة جذب الموظفين ذوي الخبرات والمهارات المتميزة، كما أنَّه يسعى إلى تطويرها، وتعزيزها، والحفاظ عليها، واستغلال الموظفين بالشكل الصحيح صوب تحقيق الأهداف المرجوة من التأسيس .

ويضم القسم 

1- شعبة الرواتب

2- شعبة الموازنة والتخطيط المالي

3- شعبة السجلات

4- شعبة الحسابات

5- شعبة صندوق التعليم العالي

6- شعبة المخازن والتجهيزات

7- شعبة شؤون الموظفين

8- شعبة التوظيف والملاك

9- شعبة شؤون الدارسين

10- شعبة التقاعد

11- وحدة متابعة البريد

12- وحدة الملفات والتوثيق الالكتروني

13- وحدة الطباعة

قسم الشؤون الإدارية والمالية

هو القسم التنفيذي المركزي الذي يمثل الذراع الأيمن لرئاسة الجامعة في إدارة وتنظيم وتنمية مواردها البشرية والمالية والمادية. يضمن القسم الامتثال المطلق للقوانين والأنظمة والتعليمات النافذة، ويعمل كضابط إيقاع لجميع العمليات غير الأكاديمية لضمان تحقيق بيئة جامعية مثالية وداعمة للعملية التعليمية والبحثية.

الرؤية (Vision)

تحقيق نظام إداري ومالي لامركزي، ذكي، ومستدام، يتميز بالشفافية والكفاءة التشغيلية، ويدعم التحول الرقمي الشامل للجامعة، لترسيخ مكانتها كمؤسسة رائدة.

الرسالة (Mission)

الإدارة الاستراتيجية والتنفيذية الفعالة لرأس المال البشري والموارد المالية للجامعة، من خلال تطبيق أفضل الممارسات المهنية، والامتثال الصارم للتشريعات، وتقديم خدمات دعم إدارية ومالية ولوجستية متكاملة وعالية الجودة لكافة الكليات والمراكز، بما يساهم في تحقيق أهداف الجامعة الاستراتيجية.

الأهداف الاستراتيجية (Objectives)

1. الامتثال القانوني: ضمان تطبيق جميع القوانين المالية والوظيفية والتعليمات الوزارية.
2. كفاءة الإنفاق: تعظيم موارد الجامعة وضبط النفقات وترشيدها وفقًا للموازنة.
3. إدارة المواهب: استقطاب وتطوير الملاكات التدريسية والوظيفية وإدارة دورة حياتهم الوظيفية.
4. التحول الرقمي: أتمتة جميع العمليات المالية والإدارية لضمان الدقة والسرعة.
5. الدعم اللوجستي: تأمين كافة احتياجات الجامعة لضمان ديمومة العمل الأكاديمي والإداري.

الأدوار والمسؤوليات العامة للقسم 

بصفته القسم المسؤول عن الشريان الحيوي للجامعة، فإنه يتولى أدوارًا محورية تتجاوز التنفيذ الروتيني لتشمل التخطيط والرقابة والتطوير:

• الدور التخطيطي والمالي:
• 
  
  • إعداد مشروع الموازنة التخطيطية السنوية للجامعة وتقديمها للجهات العليا لإقرارها.
  • وضع الخطط المالية لتعظيم الإيرادات الذاتية وترشيد الإنفاق العام.
  • ضمان توفير السيولة المالية اللازمة لتغطية الالتزامات التشغيلية والرأسمالية.
• الدور التنظيمي والرقابي:
• 
  
  • الإشراف المباشر على تطبيق النظام المحاسبي الموحد والالتزام بالدورة المستندية المعتمدة.
  • فرض الرقابة الداخلية (القبلية والبعدية) على جميع عمليات الصرف والقبض.
• دور إدارة الموارد البشرية:
• 
  
  • رسم سياسات الموارد البشرية من تخطيط الملاك، الاستقطاب، التعيين، والتدريب.
  • إدارة منظومة الرواتب والأجور والمخصصات وضمان عدالتها ودقتها.
  • الإشراف على عمليات تقييم الأداء والترقيات (العلمية للتدريسيين والوظيفية للموظفين).
• الدور القانوني والإجرائي:
• 
  
  • ضمان "شرعية" جميع الإجراءات والأوامر الإدارية والمالية الصادرة.
  • تدقيق العقود والاتفاقيات التي تبرمها الجامعة.
  • متابعة تطبيق قوانين الخدمة المدنية وانضباط موظفي الدولة والتعليم العالي الأهلي.
• دور الدعم اللوجستي والخدمي:
• 
  
  • تأمين كافة متطلبات إدامة العمل من قرطاسية، أجهزة، أثاث، وخدمات صيانة.
  • إدارة المخزون الجامعي والموجودات الثابتة وضمان سلامتها.

الوصف الوظيفي والأدوار التفصيلية للشعب والوحدات

أولاً: الشعب المالية والمحاسبية

1. شعبة الحسابات

• الوصف الوظيفي: هي المركز الفني لتسجيل وتوثيق وتصنيف جميع العمليات المالية للجامعة، وإعداد التقارير المالية وموازين المراجعة والحسابات الختامية وفقًا للنظام المحاسبي الموحد.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • تطبيق وتنفيذ مبادئ النظام المحاسبي الموحد المعتمد في العراق.
  • تسجيل جميع القيود المحاسبية (اليومية) في السجلات المعتمدة (ورقيًا وإلكترونيًا).
  • ترحيل القيود إلى سجل الأستاذ العام والسجلات المساعدة (سجلات المدينين، الدائنين، الموجودات).
  • إعداد موازين المراجعة الشهرية والدورية لضمان توازن الحسابات.
  • إجراء التسويات البنكية الشهرية ومطابقة كشوفات المصارف مع سجلات الجامعة.
  • إعداد الحسابات الختامية السنوية (الميزانية العمومية، حساب الأرباح والخسائر، بيان التدفق النقدي).
  • التعاون التام مع مدققي الحسابات (الرقابة المالية الداخلية والخارجية) وتزويدهم بكافة البيانات والمستندات.

2. شعبة الرواتب

• الوصف الوظيفي: الشعبة المسؤولة عن إدارة كامل دورة حياة الرواتب والأجور لجميع منتسبي الجامعة (التدريسيين والموظفين)، وضمان صرفها بدقة، وفي الوقت المحدد، وبما يتطابق مع الأوامر الإدارية والقوانين النافذة.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • إعداد "ماسترات" الرواتب الشهرية وتحديثها بناءً على أي متغيرات (تعيين جديد، ترقية، علاوة، عقوبة).
  • احتساب دقيق لجميع المخصصات (الشهادة، المنصب، الزوجية، الأطفال، الخطورة، المخصصات الهندسية/الصحية) وفقًا للتشريعات.
  • احتساب وتنفيذ الاستقطاعات القانونية (ضريبة الدخل، توقيفات تقاعدية، أقساط السلف).
  • تنفيذ الأوامر الإدارية الخاصة بقطع أو إعادة الراتب (إجازات بدون راتب، مباشرة بعد إجازة).
  • إصدار "صافي الراتب" (Slips) للمنتسبين.
  • تزويد شعبة الحسابات بالخلاصات الشهرية للرواتب لتنظيم القيود المحاسبية.
  • الرد على استفسارات المنتسبين المتعلقة بتفاصيل رواتبهم ومخصصاتهم.

3. شعبة الصرف

• الوصف الوظيفي: تتولى مسؤولية التدقيق التنفيذي لجميع مستندات الصرف والإنفاق، والتأكد من استيفائها للشروط القانونية والمالية قبل تحرير أوامر الدفع (الصكوك) وإتمام عملية الصرف.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • تدقيق جميع مستندات الصرف (قوائم الشراء، السلف، أجور العمل الإضافي، نفقات الصيانة) والتأكد من مرفقاتها (موافقات أصولية، محاضر استلام).
  • التأكد من "سلامة الموقف القانوني" للصرف ومطابقته لصلاحيات الصرف الممنوحة.
  • التأكد من وجود التخصيص المالي الكافي ضمن الموازنة المعتمدة قبل الصرف.
  • تنظيم وتحرير الصكوك المصرفية وتوقيعها من المخولين.
  • إدارة وتسوية السلف المستديمة والمؤقتة الممنوحة للأقسام واللجان.
  • أرشفة وحفظ جميع مستندات الصرف وأولياتها بعد إتمام العملية.

4. شعبة السجلات والتخطيط المالي

• الوصف الوظيفي: تمثل العقل المخطط والذاكرة المالية للقسم، وتتولى إعداد الموازنات التقديرية، ومراقبة تنفيذها، وتحليل الانحرافات، وحفظ وأرشفة السجلات المالية الرئيسية.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • تجميع البيانات من الكليات والأقسام لإعداد مشروع الموازنة التقديرية السنوية للجامعة.
  • وضع الخطط المالية قصيرة وطويلة الأجل، بما في ذلك خطط التدفق النقدي.
  • مراقبة تنفيذ الموازنة بشكل دوري وإعداد تقارير الانحرافات (بين المخطط والفعلي) ورفعها لمتخذي القرار.
  • تحليل البيانات المالية لتقديم توصيات بترشيد الإنفاق أو تعظيم الموارد.
  • إدارة الأرشيف المالي المركزي (السجلات المحاسبية الرئيسية، الحسابات الختامية، تقارير ديوان الرقابة المالية).

5. شعبة صندوق التعليم العالي

• الوصف الوظيفي: إدارة الحسابات المستقلة لصندوق التعليم العالي وفقًا لقانونه وتعليماته، وضمان إدارة إيراداته المخصصة (الدراسات المسائية، الاستشارات، التبرعات) وصرفها حصريًا في الأوجه المحددة قانونًا.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • فتح وإدارة السجلات المحاسبية المستقلة الخاصة بالصندوق.
  • متابعة تحصيل إيرادات الصندوق (الأجور الدراسية، إيرادات المراكز الاستشارية، المنح).
  • تنظيم عمليات الصرف من الصندوق وفقًا للضوابط (مكافآت، دعم بحث علمي، تطوير بنية تحتية).
  • إعداد تقارير مالية دورية مستقلة عن حركة الصندوق ومركزه المالي.
  • ضمان الامتثال التام لتعليمات وزارة التعليم العالي بخصوص آليات الصرف من الصندوق.

ثانياً: شعب الموارد البشرية

6. شعبة شؤون التدريسيين

• الوصف الوظيفي: الشعبة المتخصصة بإدارة جميع جوانب "الدورة الوظيفية" لأعضاء الهيئة التدريسية، بدءًا من التعيين ومرورًا بالترقيات العلمية والإجازات وانتهاءً بانتهاء الخدمة.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • فتح وإدامة الأضابير الشخصية للتدريسيين (الورقية والإلكترونية) وتوثيق كافة المستجدات.
  • متابعة ملفات الترقيات العلمية وإحالتها إلى لجان الترقيات المركزية ومتابعة صدور الأوامر الخاصة بها.
  • تنظيم ومعالجة جميع أنواع الإجازات (الاعتيادية، المرضية، الدراسية، التفرغ العلمي، إجازة الأمومة).
  • إصدار الأوامر الجامعية الخاصة بالتدريسيين (التكليف باللجان، المشاركة بالمؤتمرات، الانتداب).
  • إصدار كتب التأييد واستمرارية الخدمة الخاصة بالتدريسيين.

7. شعبة شؤون الموظفين

• الوصف الوظيفي: الشعبة المتخصصة بإدارة جميع جوانب "الدورة الوظيفية" للملاكات الإدارية والفنية (الموظفين)، ومتابعة ترفيعاتهم وعلاواتهم وتقييم أدائهم.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • فتح وإدامة الأضابير الشخصية للموظفين (الإداريين والفنيين) وتوثيقها.
  • متابعة استحقاقات العلاوات السنوية للموظفين وإصدار الأوامر الخاصة بها.
  • متابعة ملفات الترفيع (الترقية الوظيفية) للموظفين المستحقين بناءً على مدة الخدمة وتقييم الأداء.
  • تنظيم ومعالجة جميع أنواع الإجازات للموظفين وإدارة أرصدتهم.
  • تنفيذ الإجراءات الانضباطية (العقوبات) بناءً على توصيات اللجان التحقيقية.
  • إصدار كتب التأييد واستمرارية الخدمة الخاصة بالموظفين.

8. شعبة التوظيف والملاك

• الوصف الوظيفي: مسؤولة عن تخطيط القوى العاملة للجامعة (الملاك) وإدارة عمليات التوظيف والاستقطاب، وضمان توافق أعداد المنتسبين مع الملاك المصادق عليه من الوزارة.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • إعداد وتحديث "خطة الملاك" السنوية للجامعة بناءً على احتياجات الكليات والأقسام ومقارنتها بالملاك الفعلي.
  • إدارة عمليات التعيين الجديدة (الإعلان عن الدرجات، فرز المتقدمين، إدارة المقابلات، استكمال إجراءات التعيين).
  • إصدار أوامر المباشرة للمعينين الجدد ومتابعة ملفاتهم.
  • إدارة حركة الملاك (النقل، التنسيب، الاستقالة، إنهاء الخدمات).
  • تزويد الوزارة بالبيانات والإحصائيات الدورية المتعلقة بحركة الملاك.

9. شعبة التقاعد

• الوصف الوظيفي: تتولى إنجاز كافة المعاملات القانونية والمالية والإدارية للمنتسبين المحالين إلى التقاعد، وضمان حقوقهم التقاعدية ومكافأة نهاية الخدمة.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • تحديد المنتسبين المستحقين للإحالة إلى التقاعد (لبلوغ السن القانوني).
  • معالجة طلبات الإحالة إلى التقاعد بناءً على طلب (لأسباب صحية أو حسب سنوات الخدمة).
  • إعداد "الأضبارة التقاعدية" للمنتسب متضمنة كافة أولياته وخدمته الوظيفية.
  • احتساب المستحقات التقاعدية ومكافأة نهاية الخدمة وفقًا للقانون.
  • متابعة المعاملات مع هيئة التقاعد الوطنية لضمان إطلاق الراتب التقاعدي.

ثالثاً: الشعب والوحدات الإدارية والخدمية

10. شعبة المخازن والتجهيزات

• الوصف الوظيفي: مسؤولة عن إدارة المخزون الجامعي (المواد المستهلكة) والموجودات الثابتة (الأثاث والأجهزة)، وضمان تطبيق إجراءات الإدخال والإخراج المخزني، والمحافظة على سلامة الموجودات.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • استلام المواد والتجهيزات المشتراة وفحصها ومطابقتها للمواصفات قبل إدخالها مخزنيًا.
  • تنظيم مستندات الإدخال والإخراج المخزني الأصولية.
  • تطبيق أنظمة الرقابة على المخزون (مثل نظام الحد الأدنى والأعلى للمخزون).
  • تجهيز الأقسام باحتياجاتها من القرطاسية والمواد الأولية بناءً على طلبات صرف أصولية.
  • إدارة سجل الموجودات الثابتة وتثبيت العهد على الأقسام والأشخاص.
  • تنفيذ إجراءات الجرد (الدوري والمفاجئ) للمخازن والموجودات.
  • تنظيم عمليات "الشطب" (التخلص من المواد التالفة أو القديمة) وفقًا للضوابط القانونية.

11. وحدة متابعة البريد (الصادر والوارد)

• الوصف الوظيفي: هي البوابة الرسمية للمراسلات في الجامعة، تتولى تسجيل وتوثيق وتوزيع جميع المخاطبات الواردة والصادرة لضمان دقة وسرعة وسلامة الاتصالات الإدارية.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • استلام البريد الرسمي الوارد (من الوزارة والجهات الأخرى) وتسجيله وعرضه على المخولين وتوزيعه.
  • استلام البريد الصادر من الأقسام والكليات، تدقيقه إجرائيًا، وتسجيله وتصديره للجهات المعنية.
  • إدارة نظام الأرشفة (الورقي والإلكتروني) للبريد لسهولة الرجوع إليه.
  • متابعة "البريد السري" والتعامل معه وفق ضوابط أمنية مشددة.

12. وحدة الطابعة (الاستنساخ والطباعة)

• الوصف الوظيفي: تقدم خدمات الدعم الفني للطباعة والاستنساخ المركزي، وتأمين طباعة المستندات الرسمية والامتحانية والتقارير بجودة وكفاءة.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • توفير خدمات الاستنساخ والطباعة عالية الجودة للأقسام الإدارية والأكاديمية.
  • التعامل مع طباعة المواد ذات السرية العالية (مثل الأسئلة الامتحانية) وفق ضوابط أمنية.
  • توفير خدمات التجليد والتغليف للتقارير والبحوث.
  • إدارة مخزون المواد الخاصة بالطباعة (أحبار، أوراق) وصيانة الأجهزة.

13. وحدة متابعة الملفات والتدقيق الإلكتروني

• الوصف الوظيفي: تمثل هذه الوحدة "ضابط الجودة" الرقمي للقسم، وتتولى قيادة التحول الرقمي للأرشفة الإدارية، وضمان سلامة البيانات ومطابقتها بين الأنظمة الإلكترونية والأضابير الورقية.
• المهام والأدوار التفصيلية:
• 
  
  • الإشراف على نظام الأرشفة الإلكترونية للأضابير الشخصية (للمنتسبين) والمراسلات.
  • إجراء تدقيق دوري للبيانات في أنظمة الموارد البشرية والمالية لضمان دقتها وتحديثها.
  • متابعة استكمال النواقص في الأضابير الورقية والإلكترونية.
  • ضمان أمن المعلومات الإدارية والمالية ومنح الصلاحيات للمستخدمين وفقًا للحاجة.
  • دعم الشعب الأخرى في أتمتة إجراءاتها لتقليل الاعتماد على الورق.

يضم القسم الشعب التالية 

1- شعبة الاليات والنقل

2- شعبة الصيانة والخدمات

3- شعبة الورش الفنية

4- الشعبة الزراعية

5- شعبة الاتصالات

6- شعبة الدفاع المدني

ويضم القسم الشعب التالية 

1- شعبة تخطيط المشاريع

2- شعبة تنفيذ المشاريع

3- شعبة متابعة المشاريع